Molti progetti di controllo di gestione si fermano al primo mese. Non perché siano sbagliati, ma perché partono troppo grandi: decine di indicatori, report complessi, un impianto che richiede più tempo di quanto l'azienda ne abbia.
L'alternativa è iniziare piccolo e tenere.
Il bilancio non basta
Il bilancio racconta com'è andata, a cose fatte e in forma aggregata. Dice se avete guadagnato, non dove. E soprattutto arriva quando le decisioni che l'hanno determinato sono state prese da mesi.
Il controllo di gestione serve a un'altra cosa: dare informazioni mentre si può ancora intervenire.
Tre numeri per iniziare
Nella maggior parte delle PMI si può partire da qui:
- Il margine per linea: prodotto, servizio, cliente o commessa. Quasi sempre emerge che una parte del fatturato produce poco margine, e a volte lo consuma.
- La previsione di cassa: dove sarà la liquidità fra tre mesi, con incassi e pagamenti già noti. È il numero che evita più sorprese di tutti.
- Il punto di pareggio: quanto dovete fare per coprire i costi fissi. Cambia il modo in cui si guardano preventivi e sconti.
La regolarità conta più della precisione
Un dato approssimativo guardato ogni mese è più utile di un dato perfetto guardato una volta l'anno. La precisione si costruisce nel tempo; l'abitudine di guardare, no: o si crea subito o non si crea.
Meglio tre numeri imperfetti ogni mese che venti indicatori esatti mai aggiornati.
L'errore ricorrente
Costruire report che nessuno legge. Succede quando il sistema è pensato per essere completo invece che per rispondere alle domande che l'imprenditore si fa davvero.
Prima delle tabelle, quindi, vale la pena mettere per iscritto quali sono quelle domande. Il resto si costruisce attorno.
E poi?
Quando la base funziona, si aggiunge: budget, analisi degli scostamenti, indicatori per area, pianificazione finanziaria. Ma si aggiunge su qualcosa che sta già in piedi, ed è la differenza fra un sistema che dura e uno che si spegne dopo tre mesi.
